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Aprenda a manejar los datos de sus usuarios WEB

Paula Catalina Arango by Escrito por 

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Aprenda a manejar los datos de sus usuarios WEB

Si usted o su empresa cuenta con un sitio WEB en donde adicional a la información, negocio, ventas, transacciones y otros que realice, también almacena los datos personales de sus usuarios, ya sean nombres, direcciones de correo electrónico, teléfonos, etc. tiene la obligación y el deber legal de cuidar esa información que hace parte de la vida privada de los mismos.

Esto es muy importante ya que, en muchas ocasiones, las personas no saben o no tienen claro que están dando su información e incluso otorgando el consentimiento a terceros para tratarlos o cederlos. Para que esto no resulte en un problema para su empresa, es mejor aprender a manejar el tema.

Por ejemplo, las empresas no pueden publicar listas de personas o tener un formulario de contacto sin autorización para el tratamiento de datos personales. Así mismo, siempre deben explicar con qué fines van a usar la información y respetar ese compromiso.

Tenga en cuenta que todo esto se enmarca dentro de una ley colombiana llamada "Ley de Habeas Data", la cual establece que los usuarios tienen derecho a conocer y obtener de forma gratuita la información sobre sus datos de carácter personal que se vayan a tratar por la web. La misma ley les da a los usuarios la posibilidad de corregir o modificar los datos que consideren erróneos, inexactos o incompletos como también pueden suprimir los datos que resulten ser inadecuados o excesivos y oponerse a que se lleve a cabo el tratamiento mismo de los datos.

El uso de la información personal puede hacerse siempre y cuando exista una autorización expresa por parte del titular del dato lo que implica comunicarle a los visitantes de su sitio sobre la recolección de la información, idealmente a través de una política de privacidad que les permita entender bien cuales son los datos que se recogen y con qué propósito.

Entonces ¿Qué se debe hacer?

Las empresas pueden almacenar los datos de sus usuarios o clientes a través de varias maneras:

Canales Directos: La forma más común son los formularios incluidos en las páginas WEB y es el medio que utilizan los usuarios para facilitar sus datos de manera voluntaria sin embargo estos deben cumplir las siguientes normas:

En todos los formularios del sitio WEB en los que se recogen datos de carácter personal hay que articular la manera de obtener la aceptación del tratamiento de los datos y dar el conocimiento oportuno a los usuarios a la política de privacidad que tiene establecida la empresa.
Se debe Implementar una casilla dentro del formulario con lo cual la persona autoriza al tercero para el manejo de sus datos.
También es posible el envío previo de un correo electrónico con un enlace que la persona debe acceder y que le indica a la web que sí acepta las condiciones para el manejo de su información.

Canales indirectos: Se establecen cuando la empresa, a través de ‘cookies’, recogen la información de quienes acceden a su sitio. Las ‘cookies’ o galletas informáticas son información enviada por un sitio WEB y almacenada en el navegador para que se pueda consultar la actividad previa del usuario.

Cuando se empleen en el sitio WEB es preciso dar aviso mediante un plugin. Es decir, que salte una ventana emergente en la que se da aviso a la utilización de cookies y su finalidad, con un enlace que redirija a la parte de la política de privacidad que explica el tratamiento respectivo.